Генератор документов – инструкция

Плагин Генератор документов устанавливается как надстройка в Microsoft Word 2016, 2013 или Microsoft Word 2010.

Установка.

Для установки распакуйте архив papergen.zip и запустите setup.exe, появится окно, где необходимо нажать кнопку Установить:

Начало установки

Надстройка начнет устанавливаться, при необходимости будут скачаны из Интернета дополнительные компоненты. По завершению установки появится соответствующее окно:

Установка надстроки_02Теперь у вас в Word’е появилась закладка Генератор документов.

Создание шаблона.

Для того что бы создать шаблон, откройте ваш исходный документ, куда необходимо вставлять данные, или используйте новый документ.

Процесс создания шаблона документа состоит в том, что бы расставить поля, в которые потом будут вставляться данные из файла Excel. Данные будут вставляться следующим образом – название столбца из файла Excel (первая строка в листе) будут вставляться в соответствующее поле шаблона Word. Т.е. если у нас есть столбец ФИО в Excel, то мы должны добавить поле ФИО в наш шаблон:

Шаблон_01Вставка полей (разметка документа) производится кнопками Текст и Дата в разделе Шаблон закладки Генератор документов. Кнопкой Дата рекомендуется пользоваться для установки значений дат, поскольку тогда даты будут правильно отформатированы и там есть возможность выбора форматы даты:

Шаблон02

После разметки документа, сохраните его. Шаблон готов. Пример шаблона и файла Excel можно скачать тут.

Генерация документов.

Для генерации документов откройте необходимый шаблон в Word’e как обычный файл и нажмите кнопку Создать документы. Вам предложат выбрать файл Excel с данными – выберите его (если ваш файл Excel состоит из нескольких листов, то вам предложат из какого листа брать данные). Откроется окно формирования документов:

Документ01

В этом окне вы увидите образец данных, а также можете задать правила формирования имени файла – т.е. задать префикс имени и включить в имя каждого документа название поля (например ФИО).

Выбирайте папку, куда будут записываться ваши документы и нажимайте кнопку Создать документы. Word начнет создавать документы по каждой строке файла Excel, а вам останется только немного подождать 🙂